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2017年湖北自考《档案管理学》章节复习:鉴定工作

  鉴定工作的内容和制度

  一、内容

  1、制定标准

  2、确定期限

  3、找出无保存价值的档案,销毁。

  二、 制度:

  (一)确定统一的档案鉴定原则和标准

  (二)确定鉴定工作的组织领导

  鉴定工作分阶段进行:

  1、机关文件归档时特别剔除一部分没有保存价值的文件,剔除的文件主要参照国家档案局于2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来执行。不归档的范围主要有:

  (1)上级机关的文件:上级机关任免和奖惩非本机关工作人员的文件,普发供参阅,不办理的文件材料;上级机关发来供工作参考的抄件,征求意见来定稿的文件。

  (2)本机关的文件材料:重份文件、无查考利用价值的事务性和临时性文件;未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未效的文件、电报、草稿;一般性文件的历次修改稿;铅印文件的各次校对稿(定稿除外);从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料,无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问、一般问题、提出一般性建议或意见的人民来信;机关内部互相抄送的文件材料;不应履行公文的行文、介绍信等。本机关负责人兼任外机关职务时形成的和本机关无关的文件材料。

  (3)同级机关和非隶属机关的文件材料:参加非主管机关召开的会议、不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料,非隶属机关抄送的,不需要办理的文件材料。
 
  (4)下级机关的文件材料:下级机关送来参阅的简 报、情况反映,不应抄送或不必备案的文件材料;越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料;下级机关抄报、备案的一般性文件材料。

  2、 对归档文件确立保管期限。

  应当根据2006年的期限表进行,对专门单位(地质部、煤炭部、石油部等)就制定专门档案保管期限表,或者结合本机关的实际情况,编制本机关或本系统的档案保管期限表,此表要经过本机关领导审批后执行,并报同级档案行政管理部门备案。

  3、 保管期满的档案应当剔除销毁。

  (三)档案的销毁

  机关销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关分管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并且在销毁清册上签字,情况特殊的专门档案,另有销毁规定的按照有关规定执行

  (四)制定档案保管期限表,实行审批制度

  档案鉴定的方法

  一、决定档案保存价值的因素

  1、档案自身的特点和状况

  2、社会利用需求

  国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求,影响着档案的保存价值。二、鉴定档案价值的基本观点

  (一)全面的观点

  (二)历史的观点

  (三)发展的观点

  三、分析档案价值的具体方法

  总方法:档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点,以分析档案内容为中心,结合考虑档案的作者,形成时间,名称,完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。研究过去档案的被利用情况,全面地估计和预测对档案的利用需求,正确判定档案的保存价值。

  具体方法:直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值,从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面,去全面考查它的价值。

  四、鉴定档案价值的标准(也有的书上称为“方法”)

  1、来源标准

  档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。

  2、内容标准

  档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面:

  A、档案内容的重要性;

  B、档案内容的独特性;

  C、档案内容的时效性;

  D、除上之外,对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察,以准确地把握档案的价值。

  3、形式特征标准

  档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下,这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。 4、相对价值标准

  在一定的情况下,某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。

  在根据上述标准分析档案价值的时候,要始终坚持辩证的思维方法,切忌机械、片面地强调某一方面,忽略其他。

  五、方法论问题

  1、研究利用规律,预测未来利用需要

  2、研究档案保存的效益

  3、重要性与保管期限长短的关系

  4、弹性原则

  保存从宽,销毁从严;孤本从宽,复本从严;本机关从宽,外机关从严;两可之间的,就高不就低; 暂缓销毁历史档案从宽,现行档案从严;

  解放前档案从宽,解放后档案从严; 首脑机关从宽,一般机关从严;上机机关从宽,下级机关从严; 撤销机关从宽,现行机关从严;

  六、在鉴定工作中需要注意的问题

  (一)应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据,不能够自行其事。

  (二)应当考虑各方面的作用。这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用,正面作用和反面作用,内容上的作用和形式上的作用。

  (三)对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件,原件移交到档案馆保存。

  (四)宽严问题:"宽":指鉴定的标准放宽,多保存一些;"严"指标准严格一些,少保存一些

  档案保管期限表

  一、作用

  (一)能够统一鉴定认识,避免人为的局限性和片面性,使鉴定有章可循。(表虽是主观制度,但较接近于客观)

  (二)能够保证鉴定工作质量。(表是通过长期实践总结出来的)

  (三)能够提高鉴定工作的效率,加快档案鉴定速度。(根据表把档案对号入座,较为方便,速度又较快)

  (四)可以防止任意销毁档案文件,维护档案的完整与安全。(有保管价值的文件一般都归入了保管期限表)

  (五)立卷时可以据此考虑文件的价值,把具有相同价 值、联系密切的文件材料组合在一起,不同价值的文件材料分开组卷,保证案卷质量,为日后进馆复查打下了基础。

  二、类型

  1、通用档案保管期限表

  2、专门档案保管期限表
 
  3、同系统机关档案保管期限表

  4、同类型机关档案保管期限表

  5、机关档案保管期限表

  三、保管期限

  专门档案的保管期限

  1、人民法院的诉讼档案分为永久、长期(60年)、短期(30年),刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五(证物有些是档案,有些则不是);案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起;档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份,按年度审判级别整理立卷、永久保管。

  2、书稿档案 其保管期限与文书档案一致。

  3、会计档案 其保管期限分为两种:

  定期(三年、五年、十年、十五年、二十五年)、永久

  其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起,会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。
 
  三、保管期限的划分原则

  (一)总规定:确定档案的保存价值要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关(泛指)工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。

  (二)具体的原则

  1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。

  2、长期:主要是反映本机关一般工作活动,在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料列为长期保管,主要由三部分构成:

  (1)本机关一般工作问题的文件材料;一般会议的主要文件材料;人事管理工作形成的一般文件材料。

  (2)直属上级颁发的、属于本机关主管业务、并且需要贯彻执行的一般文件材料。

  (3)下级机关报送的重要总结报告和统计报表等文件材料。

  3、凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料到为短期保管

  (1)本机关一般事务性的文件材料

  (2)上级和同级机关颁发的非本机关主管业务,但要贯彻执行文件材料。

  (3)下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

  四、应当注意的问题

  (一)要以保存本机关形成的文件材料为重点,永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重,全面估计和预测对档案的需要,不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。(实际工作中的有的作法是极形式主义的,不可取,不合理。)

  (二)正确处理完整与精炼的关系:在完整的基础上求精炼,不必过于强调少而精。

  (三)对档案的鉴定要相对稳定,不宜反复进行。即文件鉴定之后,不到期则不再次鉴定。

  (四)保管期限不宜划分很精确的年度。

  档案鉴定工作制度和组织

  一、档案室工作制度和组织 成立鉴定小组

  二、档案馆工作制度和组织 成立鉴定委员会

  三、销毁档案的批准和监销制度

  机关领导批准

  主管领导机关批准

  销毁1949年前的档案,须报国家档案局。

  两人以上监销

  四、销毁

  1、编制销毁清册 二、三份

  2、立档单位和全宗简要说明

  3、销毁方法 “火烧”或“打成纸浆”


 

 

 

 

 

来源:湖北自考网
责任编辑:魏艺芳

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